Caso práctico: Gestión de alquiler de artículos en NetSuite mediante su conversión en activos fijos

 En este caso práctico, analizaremos cómo una empresa que comercializa Terminales Punto de Venta (TPV) puede gestionar el alquiler de sus productos utilizando NetSuite, sin depender de SuiteApps ni integraciones complejas de terceros. El enfoque es aprovechar las capacidades de NetSuite para administrar el flujo de artículos alquilados y luego devolverlos al inventario o venderlos, mientras se hace un seguimiento preciso de los activos y las tarjetas SIM asociadas.

Contexto

Nuestro cliente ofrece TPVs a través de dos modalidades: venta o alquiler. En el caso de un artículo alquilado, cuando el contrato finaliza, el TPV se devuelve al almacén para ser nuevamente alquilado o vendido. Además, cada TPV está equipado con una tarjeta SIM, que también requiere un seguimiento detallado de su ubicación y cliente asignado.

Dado que los productos pueden ser vendidos o alquilados, primero se deben registrar como artículos de inventario, evitando su depreciación en almacén. Si un artículo es alquilado, se convierte en un activo fijo, lo que permite su posterior gestión financiera y operativa.

Desafíos del escenario

Algunos retos surgieron en este proyecto, entre ellos:

• La serialización de los artículos (TPV y tarjetas SIM), ya que el cliente no había adquirido el módulo de inventario avanzado.
• Gestionar las transacciones sin afectar las ventas en contabilidad ni reducir el inventario disponible.
• Crear un proceso eficiente para gestionar el retorno y nuevo alquiler de los TPVs.

Para abordar estos desafíos, se implementó un workaround con NetSuite, utilizando un Registro Personalizado que permite el seguimiento de los números de serie, estado de los artículos y su tipo (activo fijo o artículo de inventario).

Solución implementada

1. Creación de un Registro Personalizado

Se diseñó un Registro Personalizado denominado “Lista de Artículos en Serie” para gestionar el flujo de los TPVs y las tarjetas SIM. Este registro se actualiza cada vez que se realiza un cumplimiento de artículo, registrando:

• Número de serie del artículo.
• Estado del artículo (Disponible, Vendido, Alquilado).
• Tipo de artículo (Activo o Inventario).
• IMEA de la tarjeta SIM.

2. Uso de un Artículo de Servicio para el alquiler

Para diferenciar entre ventas y alquileres, se utilizó un Artículo de Servicio asociado al artículo de inventario. Esto se logró mediante la configuración de campos personalizados y flujos de trabajo que habilitan la opción de seleccionar el artículo correspondiente al alquiler.

3. Automatización de la conversión a activos fijos

Cuando se alquila un TPV, el sistema automatiza su conversión a activo fijo mediante una Reducción de Ajuste de Inventario. Esto genera una nueva Propuesta de Activo en el módulo de Activos Fijos (FAM), garantizando que el inventario se mantenga actualizado y que el artículo pase a formar parte del balance como activo.

4. Gestión de la venta de activos

Para la venta de un activo previamente alquilado, el sistema redirige la transacción a la eliminación de activos, utilizando la funcionalidad de Activos Fijos en NetSuite. Esto permite una gestión clara y precisa de los activos vendidos, sin afectar la valoración del inventario.

Resultados

Gracias a la implementación de este proceso, se logró:

1. Optimización del flujo de alquileres y ventas: Al automatizar la conversión de artículos alquilados en activos fijos, se facilitó la gestión tanto de inventario como de activos.

2. Control preciso de la serialización: Mediante el Registro Personalizado, se hizo un seguimiento efectivo de los números de serie de los TPVs y las tarjetas SIM, garantizando la trazabilidad en todo momento.

3. Flexibilidad en la operación: El sistema permite gestionar tanto la venta como el alquiler de artículos sin comprometer la eficiencia ni incrementar el esfuerzo administrativo.

Conclusión

Este caso práctico demuestra cómo, utilizando las herramientas disponibles en NetSuite, es posible diseñar soluciones personalizadas que se adapten a las necesidades específicas de una empresa, incluso sin contar con todos los módulos avanzados del sistema.

La conversión de artículos a activos fijos resultó ser clave para mantener un control financiero eficiente, mientras que el uso de Registros Personalizados ayudó a resolver la falta de un módulo de inventario avanzado. Este enfoque no solo optimizó el proceso de alquiler, sino que también sentó las bases para futuras expansiones y personalizaciones.

¿Tienes un proceso similar en tu empresa y te gustaría optimizarlo en NetSuite? Contáctame para analizar cómo podemos mejorar la eficiencia de tu gestión operativa y financiera con soluciones adaptadas a tus necesidades.